20/08/15

Semihallittu kaaos elämässä ja inboxissa

20 55 inbox.jpg

Haluaisin tähän väliin pahoitella, että kommentteihin vastailu on viime aikoina ollut vähän puutteellista. Syksy on jotenkin lähtenyt hiukan kaoottisissa merkeissä liikkeelle ja elämässä myllertää parhaillaan monellakin osa-alueella. Tässä päänsisäisessä ja vähän minua ympäröivässäkin pienimuotoisessa kaaoksessa olen vain yrittänyt pitää pakan joten kuten kasassa, ja siinä yhtälössä kommentteihin vastailu on jäänyt. Haluan kuitenkin tähdentää, että jokainen kommentti on ajatuksella luettu ja kiitän jokaisesta viestistä kauniisti. Ne ovat todellinen ilo ja piristys, kiitos. :)

Tästä kaaoksen hallinnasta tulikin mieleeni, kuinka monenlaisia tapoja ihmisillä on toimia vaikkapa juuri viestiliikenteen suhteen. Kaverini vilkaisi hiljattain kännykkääni, jonka aloitusnäkymässä oli sähköpostiohjelman kuvake hirvittävän suurella lukemalla varustettuna. Tuo lukema merkitsee tietysti lukemattomia sähköposteja – ja minun tapauksessani se liikkuu kymmenten sijaan tuhansissa. :D

Kaverini oli silminnähden kauhuissaan. Hän kysyi silmät suurina, että onko minulla tosiaan TUHANSIA lukemattomia sähköposteja inboxissani. Myönsin vähän huvittuneena, että kyllä näin on. Hänellä tavoitteensa kuulemma on, että luku pysyisi aina nollassa. Okei, minäkin pyrin ehkä joskus samaan – siis joskus vajaat 10 vuotta sitten. Olen yrittänyt hallita sähköpostiani luomalla muutamia eri osoitteita eri tarkoituksiin: on henkilökohtainen sähköposti, työsähköposti ja hömppäsähköposti. Siitä huolimatta tilanne on mikä on.

En syytä tilanteesta pelkästään itseäni, vaikka voisin toki yrittää hoitaa tilanteen paremminkin. Fakta vain on, että saan NIIN valtavasti sähköpostia päivittäin, etten ehtisi tehdä päivän aikana muuta kuin aukoa niitä, jos ottaisin tavoitteekseni pitää lukeman nollassa. Vaikka olen yrittänyt hallita sähköpostin määrää noilla eri tarkoituksiin tehdyillä sähköpostiosoitteilla, tilanne on jo aikapäiviä sitten riistäytynyt käsistä.

Nykyään työsähköpostiin pukkaa päivittäin kymmeniä tiedotteita, uutiskirjeitä, kutsuja, sosiaalisen median ilmoituksia ynnä muuta. Klikkailen aina kaiken maailman turhat postituslistat ja sosiaalisen median ilmoitukset pois päältä, mutta siitä huolimatta viestitulva tuntuu aivan hallitsemattomalta. Tiedotesuman joukossa on aina silloin tällöin aidosti kiinnostavaakin asiaa, mutta suurin osa on tasoa grillimakkaran pakkausuudistus. Valitettavasti se tuppaa vähän menemään niin, että jos haluaa ne kiinnostavat tiedotteet, niin on otettava vastaan myös ne ei-niin-kiinnostavat, koska lähettäjäpäässä ei yksilöidä. Sekin on ihan ymmärrettävää – ja ymmärrettävistä syistä monin paikoin hankalaa. Onneksi Gmailin inbox tuntuu olevan loputtoman suuruinen. :D

Tilanteen hallinta vaatisi kaiketi sitä, että kaikki sähköpostit pitäisi aika ajoin merkitä luetuiksi ja inboxia pitäisi oikein ajatuksen kanssa siivota päivittäin tai vähintään muutaman päivän välein. Itse olen kuitenkin priorisoinut ajankäytössäni muita juttuja. Minulla on myös esimerkiksi sellainen tapa, että jos en ehdi reagoida viestiin nyt, jätän sen usein lukematta odottamaan parempaa hetkeä, jotta huomaisin helpommin viestiryppään joukosta, mitkä sähköpostit ovat vielä vastaamatta. Ongelmaksi tässä muodostuu se, että kun postia tulee kovempaa vauhtia kuin ehdin sumaa purkaa, osa lukemattomista viesteistä valuu seuraavalle sivulle ja unohtuu sinne.

Henkilökohtaisesti minulle osoitetut sähköpostit luen aina ensimmäiseksi, mutta ei ole kerta taikka kaksi, kun olen lukenut viestin vaikkapa kännykällä jossain tien päällä ja ajatellut vastaavani siihen sitten paremmalla hetkellä rauhassa kotona. Ja kiireen keskellä kotiin päästyäni asia on unohtunut täysin. Mitä syvimmät pahoitteluni siis kaikille teille, joiden viesteihin olen vuosien varrella unohtanut vastata tai joiden viesteihin olen vastannut aivan tolkuttoman pitkällä viiveellä. Älkää ottako sitä henkilökohtaisesti, sillä lupaan teille, että se ei ole sitä. Ja suurkiitos kaikille teille, jotka olette jaksaneet viestitellä ja kysellä perään, lähetelleet muistutuskutsuja ja olleet kärsivällisiä. Sähköpostilaatikkoni olisi nykyistäkin pahemmassa jamassa ilman teitä. Tarvitsisin kaiketi ihan oman managerin sähköpostielämälleni. :D

Ehkä sähköpostilaatikkoni heijastelee sitä, etten välttämättä kaikilla muillakaan elämän osa-alueilla ole se maailman järjestelmällisin ihminen. En ole ollenkaan pahimmasta päästä, mutten toden totta parhaastakaan. Kumpaan koulukuntaan sinä kuulut? Inboxin lukemat nollassa vai taivaissa? Ja jos jollakulla on aivan lyömättömiä vinkkejä sähköpostikaaoksen (tai elämän muunkin kaaoksen, heh) hallintaan, niin saa vinkkailla kommenttiboksissa.

Photo: Jenni Rotonen / Pupulandia

Tags: , , ,

Categorised in: Elämä

20 Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

  • Maamm

    Täällä yksi, jonka on pakko pitää asiat organisoituina tai päälle puskee täydellinen kaaos :D Hyvä tapa voisi olla säännöllinen rutiini sähköpostilaatikoiden siivoamisessa, vaikkapa joka toisen viikon maanantai, ja varaa hommaan tunnin/pari aikaa. Tästä olisi hyvä pitää sitten tiukasti kiinni tai jos ei aina samana päivänä onnistu, varaa heti kalenteriin jonkun muun ajankohdan urakan toteuttamiseen.

    Lisäksi kaikki sähköpostiosoitteet kokoava sähköpostiohjelma koneelle -> saapuneet-laatikon viestit värikoodiin/tunnisteeseen teeman mukaan (tärkeä, vastattavat, oma, työ, kutsut jne.) -> mahdollisesti omiin kansioihin. Tällainen rutiini vaatii aluksi vaivannäköä, mutta palkitsee ehdottomasti!

    Olen myös huomannut, että sähköpostitulvan hallintaa vaikeuttaa, jos tsekkaa maileja sekä tietokoneella, puhelimella ja vielä tabletilla. Siksi priorisoin tietokoneen, jolla pysyn kaikesta perillä ja puhelimesta tsekkaan vain tarvittaessa (ilmoitukset ei näy kännyn aloitusruudussa).

  • hay

    Gmailin käyttäjälle suosittelen uutta Inbox-sovellusta. Sen avulla postilaatikon järjestyksessä pitäminen on ainakin teoriassa helpompaa :) http://www.google.com/inbox

  • SuviAnni

    Täällä yksi Inbox aina nollassa tyyppi :) Työni on aika pitkälle sähköpostin varassa ja ajoittain sitä tuleekin melkoinen tulva, joskin erityyppistä sisältöä kuin sinulla. Aikaisemmassa työssä oli myös tärkeää olla ajantasalla siitä, mitä sähköpostiin tuli, koska sieltä saattoi tulla kiireisiä välitöntä toimintaa vaativia viestejä. Sieltä on järjestelmällisyys pakostakin tarttunut. Kun näen, että sähköpostia tulee (ponnahdusikkuna on must, vaikka jossain oppaissa neuvotaan laittamaan se pois päältä, että voi keskittyä), teen loppuun sen, mitä olin tekemässä tai saatan sen vaiheeseen, jossa sen voi hetkeksi keskeyttää, ja vilkaisen viestin. Seurantaa tai myöhempiä toimia vaativat viestit liputan tai värikoodaan (God bless Outlook!), turhat viestit poistan ja muihin vastaan ja tipautan oikeaan kansioon. Jos jonkun asian pystyy hoitamaan nopeasti (sähköpostiin riittää yksinkertainen vastaus tms.), teen sen aina välittömästi. Jos boxiin on päässyt tulemaan iso kasa viestejä, istun alas ja käyn ne läpi, kunnes ne on hoidettu tai liputettu. Minua kyllä ahdistaisi suunnattomasti moinen lukemattomien viestien määrä! :D Tsemppiä sinne kiireiseen syksyyn!

  • Mulla on sähköposti niin järjestyksessä kuin voi olla :-D Poistan heti turhat, ja merkitsen tärkeäksi ne mihin pitää vielä palata. Olen kyllä muutenkin järjestelmällinen ihminen ja nautin täysin rinnoin kun saan kategorisoida ja järjestellä juttuja. Oli kyse kuvakansioista, sähköposteista tai kodista. Minulla on kaikki vaatteetkin rivissä järkättynä lämmittävyyden mukaan. Ja kuvakansioissa aika monta alikansiota mitä mielelläni päivittelen usein. Jos en olisi graafikko niin unelmissani olisin joku ammattijärjestäjä.

  • riks

    I feel you! Inboxini näyttää parhaillaan 3773 avaamatonta viestiä. Mainoksia mainoksia mainoksia! Kun oppisikin poistamaan ne heti, ettei tilanne ryöstäytyisi käsistä. :D

  • Vierailija

    Otat vaan ja poistat kaikki kuukautta vanhemmat (tai jotain).
    Tekee välillä hyvää “siivota” ja tulee hyväksyttyä, ettei niille ollut aikaa…

  • Sanph

    Nolla! Käyn sähköpostia vähän ehkä jopa neuroottisestikin läpi. Poistan kaikki vähänkin turhat, liputan ja aikataulutan tärkeimmät jne. Ilman liputus-/värikoodausmahdollisuutta olisin täysin pulassa. Muutoin olen aika huithapeli, mutta viestien suhteen järjestelmällinen. Toisaalta, olen myös aivan täysin listaihminen, niin siksi myös sähköposti pysyy hallinnassa, kun viestejä ja tehtäviä ikään kuin listaa juuri tuolla liputuksella.

  • Vierailija

    Inbox by Gmail auttaa pitämään gmailin järjestyksessä. Sillä on helppo kuitata turhat viestit pois feedistä kännykälläkin ja se myös luokittelee automaattisesti eri kategorioihin. Itsellä on alkanut pysyä meilit hallussa Inboxin avulla.

  • ninnilli

    Lukemattomat sähköpostit nollassa, mutta inboxissa vanhimmat viestit säilössä jostain 15 vuoden takaa! Niin kauan kun tilaa riittää niin annan laatikon täyttyä ;) P.S Ei vielä ole syksy!! :P

  • ElizabethRinne

    I feel you! :-D Pitäisi varmaan tehrä itsekin jonkinsortin ryhdistysliike, mutta kun…
     

  • Sabubabu

    Sähköpostifanaatikko ja tiedostofriikki täällä terve! Luovan työn tekijänä luon ympärilleni kaaosta jo ihan luontaisestikin, mutta sähköposti on värikoodein liputettu, lukemattomien viestien määrä nolla ja tiedostot järjestetty insinöörimäisen tarkasti. Pystyn vaikka tältä istumalta kertomaan tarkan tiedostopolun mille tahansa materiaalille viisi vuotta näyttövikaisena lipaston laatikossa maanneelle läppärilleni. Tietokoneen työpöydälle tallennettujen tiedostojen määrä on suoraan suhteessa työkaaokseen ja totaalipaniikkiin. Muuten voidaan olla kuin Ellun kanat kaaoksessa, mutta tiedostot ja postit on järjestyksessä. :)

  • Marisha

    Minäkin suosittelen, että varaa aikaa s-postin läpikäymiseen. Tee kansioita, joihin voit siirtää käsitellyt, siis ne, jotka on hyvä säästää. Muut, joissa asia vanhentunut ym. niin heti delete. Nimeä kansiot teemoittain, joten tarvittaessa löydät ne sieltä. Tämä vaatii aikaa, mutta jos s-posti on oikeasti sinulle tärkeä työkalu ja se pitää käydä läpi, niin se aika pitää vain ottaa. Tuo onkin hyvä mitä sanoit, että poistaa itsensä kaikilta turhilta mainospostilistoilta ja suosittelen samaa mitä yksi kommentoija, ettei lue posteja monella laitteella vaan kun lukee aina yhdellä laitteella, silloin kun siihen oikeasti ottaa sen hetken ja keskittyy sekä vastaa heti, jos on jotain semmoista mihin pystyy vastaamaan heti, niin eiköhän se kaaos jatkossa pysy kurissa. Mutta kun posti on päässyt tuohon jamaan niin aikaa se vaatii. Voin tosin lohduttaa, että parin tunnin päästä ei enää yhtään mieti vaan näkee heti suorilta mitä voi poistaa jne. :D

  • sonsaa

    Täällä yksi hallintaan pyrkivä, vaikka välillä lipsuukin. Kaikki turhat viestit pyrin poistamaan aina kerran pari päivässä jo otsikon perusteella avaamatta itse viestiä (tiedän niin nuo postituslistat joilta välillä tulee jotakin tarpeellista ja sitten joutuu ottamaan vastaan kaiken sen roskankin :D), poistan erilaisia sovellusten muistutuksia ym. mahdollisuuksien mukaan hallitakseni viestivirtaa ja lisäksi minulla on lukuisia alakansioita, joihin siirrän viestejä, joissa on kiinnostavaa tietoa, jota saatan tarvita myöhemmin. Inboxin pyrin siis pitämään siistinä niin, että siellä olisi lähinnä ne akuutit viestit, jotka on sillä hetkellä muistettava, joihin on vastattava tai jotka vaativat jatkotoimia. Ehdottomasti suosittelisin joskus vain ottamaan aikaa sähköpostin siivoamiselle ja kehittämään jonkinlaisen väri/kansio tms. järjestelmän, jolla kaaos pysyisi hallinnassa. Itselläni ainakin on paljon levollisempi olo silloin, kun joka kerta sähköpostia avatessa vastaan tulee ainoastaan hallittu sekamelska, eikä todellinen kaaos. Ymmärrän toki, että kiireisenä yrittäjänä se ajan ottaminen voi tuntua hankalalta, mutta on myös sen vaivan arvoista! :)

  • Rheena

    2 298 lukematonta…

  • sokeris

    Nolla lukematonta. Aina. :)

    Avaan kaikki saapuvat mailit sitä mukaa kun niitä on tullut (paitsi ne, joiden kohdalla painan suoraan deleteä) ja teen niille jotain heti: liputan toimenpiteitä vaativat, hoidan heti alta pois sellaiset, joista pääsee eroon lyhyellä vastauksella ja poistan mainokset yms. suoraan niitä avaamatta, jos otsikon perusteella ei herätä mielenkiintoa. Jotta uutiskirjeet, tiedotteet yms. eivät rasita inboxia, ohjaan ne erilliseen kansioon, josta niitä voi käydä läpi erikseen. Otan myös some-sovelluksista sähköposti-ilmoitukset pois. Poistan myös viestit sen jälkeen kun niitä ei enää tarvita. Jossain vaiheessa se inbox meinaan täyttyy ja sitten on kyllä itku silmässä, jos pitää alkaa siivota laatikkoa, jossa on pelkästään 3000 lukematonta viestiä. :)

  • Amaalia

    Huh! Tulisin hulluksi tuossa sinun tilanteessa :). En tiedä, paljonko postia saat, mutta itselläni saattaa 4 viikon kesäloman aikana tulla työsähköpostia 1500 viestiä.

    Käytän aina ekan työpäivän sähköpostitulvan hallintaan, yleensä 2-3 tuntia menee, kun poistan turhat ja vastaan tärkeimpiin. Sen jälkeen tarkastan postia työpäivän aikana pari kertaa tunnissa ja poistan heti turhat ja jos vain ehdin, vastaan heti muihin. Muuten sähköpostin hallinta on täysin mahdotonta ja se on kuitenkin tärkein työväline työssäni.

    Ihmiset odottavat usein viestiäni, joten vastaan mahdollisimman pian, kun töiltäni ehdin. Suurin ongelma itselle sähköpostin käytössä on muistaa muistuttaa ;) eli siis kun joku tapaisesi huithapeli saa viestini, johon täytyy reagoida johonkin päivään mennessä, täytyy vastaamista seurata.

    Eli lähetän viestin, teen itselleni muistutuksen vastaamisen seurannasta ja tarvittaessa muistutan deadlinen lähetessä. Tämä kuulostaa yksinkertaiselta, mutta kun pahimmillaan lähetän tällaisia viestejä useille henkilöille useita päivässä, jolloin niiden vastaamisen seurantaan menee paaaljon aikaa… Ja tietty muistikapasiteettia – täytyy muistaa muistuttaa ja muistaa mitä viestejä/kyselyitä ym on kenellekin lähettänyt. Ja tarvittaess vielä soittaa perään – oletko saanut viestini, muistathan reagoida siihen silloin ja silloin.

    Tämän takia itselle on ensiarvoisen tärkeää pitää sähköposti ajantasalla. Itselle vähäpätöinen viesti voi olla lähettäjälle todella tärkeä ja lähettäjä odottaa vastaamistasi.

    Olen kyllä huomannut, että etenkin johtotehtävissä olevat eivät vaivaudu vastaamaan postiin. Ymmärrän kyllä, että heillä on täydet postilaatikot, mutta usein oman työni eteneminen odottaa jonkun henkilön vahvistusta. Senpä takia olenkin vanhanaikaisesti hoitanut näiden tiettyjen henkilöiden kanssa asiat puhelimessa tai henk koht ;) toki siitä ei jää itselle silloin kirjallista vahvistusta, mikä monesti tarvittaisiin..

    Anteeksi pitkä viesti, mutta pisti vähän harmittamaan tuo oma tyylisi toimia :)

  • Ohituskaistalla

    Keskimäärin 150 tulevaa työmailia per päivä. Joka päivä inbox tyhjäksi. Vastaus Gmail Business + Streak. Näin

    Tätä odotan myös työntekijöiltä. Itsensä johtaminen on keskeisin tekijä sekä menestykseen että stressittömyyteen. Ilmankin voivat loistavat yksilöt selviytyä hyvin mutta se ei tarkoita, etteivätkö hekin olisi parempia ollessaan järjestelmällisiä. 

    Suosittelen jo oma mielenrauhankin kannalta. 

  • Itse kuulun myös siihen kansanryhmään, jota ahdistaa suunnattomasti, jos sähköpostissa on lukemattomia posteja. Alkaa ahdistaa kun vain ajattelenkin asiaa :D

  • Yenney_

    Ehdottomasti nolla lukematonta viestiä! Töissä sähköposti on tärkeä väline ja viestejä riittää. Olen neuroottinenkin siitä että ettei mikään jää lukematta, mutta inhoan kaaosta.

    Itse olen ohjannut viestejä suoraan kansoihin eri perustein. Yhteen kansioon menevät viestit tietystä osoitteesta, toiseen kaikki missä on mainittu joku asia. Ns. täysin turhat mutta silti säännöllisesti saapuvat viestit (joita en voi estää mitenkään) olen ohjannut omaan kansioon. Sen vain nopeasti vilkaisen läpi silloin tällöin ennen tyhjentämistä ettei vaan mikään tärkeä viesti ole sinne vahingossa pujahtanut. Saapuneissa minulla on vain erittäin tärkeät muistettavat/viestit joihin täytyy vastata. 

    Mielestäni kuulostaa hyvältä tuo ehdotus että suurimman osan maileista käsittelisi vain yhdellä laitteella. Lisäksi ehdottaisin että vaikka ensi kuussa varaisit joka viikko tunnin tai kaksi sähköpostin läpikäymiseen ja miettisit jonkinlaista hallintajärjestelmää. Syyskuinen sähköpostien siivous :)

  • Mua ahdistaa jos viestejä on enemmän kuin kymmenen :) Ja muutenkin mä poistan kaikki mainoskirjeet heti lukemisen jälkeen niin voi etsiä kolmenkin vuoden takaisia viestejä ja seassa ei ole roskapostia.

Related posts